Privacy policy
Last updated: 2 August 2026
1. Who is responsible for your data
Simple Manage Pro ("SMP", "we") is school-management software operated by Gabriel Zelaya.
Your school is the data controller. It decides which records exist, what goes in them, and who has an account. We are the data processor: we run the software and store the data on the school's behalf and on its instructions. If you are a student or a parent or guardian, your school is the right first point of contact for any question about your records — they can answer and correct things we are not permitted to touch.
2. This service holds data about children
Most people described in these records are minors. We treat that as the default rather than the exception: access is restricted by role, there is no advertising or profiling of any kind, no behavioural tracking, and no sale or sharing of records with third parties for their own purposes. Accounts are created by school staff — children cannot sign themselves up, and we do not collect data from anyone directly.
3. What is stored
Depending on what your school chooses to record:
- Students: name, national identification number, enrolment number, date of birth, sex, class and grade level, contact details (phone, email, address), photo, enrolment status and dates.
- Parents and guardians: name, national identification number, relationship to the student, phone numbers, email, address, occupation.
- Teachers and staff: name, national identification number, contact details, role or specialisation, hire date, status.
- Academic records: attendance, assignments, marks, period and overall grades, timetables.
- Discipline records: date, type, description, severity, who reported it, and how it was resolved.
- Accounts: the email address used to sign in and an encrypted representation of the password. We never see or store passwords in readable form.
4. Why it is stored
Only to run the school: enrolment and records, attendance, grading and reports, timetabling, communication between staff, and letting students and guardians see their own information. We do not use it for anything else, and we do not use it to train machine-learning models.
5. Who can see what
Access is enforced by the database itself, not only by what the interface chooses to display:
- Students see their own record, their own attendance, grades and discipline entries, and their class timetable. They cannot see other students.
- Teachers see the students in the classes they teach, and record attendance and marks for those classes only.
- Administrators at the school see and manage that school's records.
- We reach the data only when operating the service or when your school asks us to help with a specific problem.
6. Where it is stored
Records are held in a PostgreSQL database hosted by Supabase, and the
app is served by Vercel. Each school gets its own separate
database project. One school's data is not stored alongside
another's, and no query can cross from one to another. Hosting region:
United States (us-west-1). Data is encrypted in
transit (HTTPS) and at rest by the hosting provider.
This means records are stored outside Costa Rica. Schools in Costa Rica should be aware their students' data is processed on servers in the United States by our hosting providers, who act only on our instructions and do not use it for their own purposes. A school that requires data to remain in a specific country should raise this before onboarding.
7. What is kept in your browser
We use no advertising or tracking cookies. The app stores a small amount of data in your browser's local storage:
- your sign-in session, so you are not asked to log in constantly;
-
your language choice (
smp-lang-…) and light/dark theme (smp-theme).
Signing out clears the session. Clearing site data removes the rest.
8. Analytics
On our hosted deployments we collect anonymous page-performance measurements (Vercel Speed Insights) — how quickly pages load and respond. It sets no cookies, is served from the same domain, and is not linked to any individual or to any student record.
9. How long it is kept
Records stay for as long as your school keeps them; retention is the school's decision, subject to the record-keeping duties schools have under local law. Backups are retained for 7 days and then overwritten. When a school stops using SMP, its database project is deleted at the school's request.
10. Your rights
You can ask to see the data held about you or your child, to have mistakes corrected, to have data deleted where the school is not legally required to keep it, and to receive a copy in a portable format. Start with your school — as the controller it can act on most requests directly. If they need us, or if you would rather contact us, write to contact@gzelaya.com and we will respond within 5 business days.
11. Security
Passwords are hashed by our authentication provider and are never visible to us or to your school's administrators — an administrator can trigger a reset, not read a password. Access rules are enforced in the database, and are re-verified by an automated audit whenever the system changes. Traffic is encrypted with HTTPS. Backups are taken regularly and restores are rehearsed.
No system is perfectly secure. If a breach affects your data, we will notify your school without undue delay and support them in notifying the people affected, as local law requires.
12. The public demo
The demo at our public address contains invented data only. It is shared by everyone who visits, is read-only at the database level, and anything you type into it stays in your own browser and disappears when you refresh. Never put real student information into the demo.
13. Changes to this policy
If we change this policy we will update the date above and tell participating schools. Material changes will be communicated before they take effect.
14. Contact
Gabriel Zelaya
[PLACEHOLDER: postal address]
contact@gzelaya.com
Política de privacidad
Última actualización: 2 de agosto de 2026
1. Quién es responsable de sus datos
Simple Manage Pro («SMP», «nosotros») es un software de gestión escolar operado por Gabriel Zelaya.
Su centro educativo es el responsable del tratamiento. Decide qué expedientes existen, qué contienen y quién tiene cuenta. Nosotros somos el encargado del tratamiento: operamos el software y almacenamos los datos por cuenta del centro y siguiendo sus instrucciones. Si usted es estudiante, madre, padre o persona encargada, su centro es el primer punto de contacto para cualquier consulta sobre sus expedientes.
2. Este servicio guarda datos de menores
La mayoría de las personas descritas en estos expedientes son menores de edad. Lo tratamos como la norma y no como la excepción: el acceso está restringido por rol, no hay publicidad ni elaboración de perfiles de ningún tipo, no hay seguimiento de comportamiento y no vendemos ni compartimos expedientes con terceros para sus propios fines. Las cuentas las crea el personal del centro: los menores no pueden registrarse por su cuenta y no recopilamos datos directamente de ellos.
3. Qué se guarda
Según lo que su centro decida registrar:
- Estudiantes: nombre, número de identificación, número de matrícula, fecha de nacimiento, sexo, sección y nivel, datos de contacto (teléfono, correo, dirección), fotografía, estado y fechas de matrícula.
- Madres, padres y encargados: nombre, número de identificación, parentesco, teléfonos, correo, dirección, ocupación.
- Personal docente y administrativo: nombre, número de identificación, datos de contacto, cargo o especialidad, fecha de ingreso, estado.
- Expediente académico: asistencia, tareas, calificaciones, notas por periodo y globales, horarios.
- Expediente disciplinario: fecha, tipo, descripción, gravedad, quién lo reportó y cómo se resolvió.
- Cuentas: el correo con el que inicia sesión y una representación cifrada de la contraseña. Nunca vemos ni guardamos contraseñas legibles.
4. Para qué se guarda
Únicamente para operar el centro educativo: matrícula y expedientes, asistencia, calificaciones e informes, horarios, comunicación entre el personal, y permitir que estudiantes y encargados consulten su propia información. No lo usamos para nada más, ni para entrenar modelos de aprendizaje automático.
5. Quién puede ver qué
El acceso lo impone la propia base de datos, no solo lo que la interfaz decide mostrar:
- Estudiantes: su propio expediente, su asistencia, sus calificaciones, sus registros disciplinarios y el horario de su sección. No pueden ver a otros estudiantes.
- Docentes: los estudiantes de las secciones que imparten, y registran asistencia y notas solo para esas secciones.
- Administración del centro: ve y gestiona los expedientes de ese centro.
- Nosotros: accedemos solo para operar el servicio o cuando el centro nos pide ayuda con un problema concreto.
6. Dónde se guarda
Los expedientes se almacenan en una base de datos PostgreSQL alojada
en Supabase, y la aplicación se sirve desde Vercel.
Cada centro tiene su propio proyecto de base de datos
independiente. Los datos de un centro no se almacenan junto a
los de otro y ninguna consulta puede cruzar de uno a otro. Región de
alojamiento: Estados Unidos (us-west-1). Los datos se
cifran en tránsito (HTTPS) y en reposo por el proveedor.
Esto significa que los expedientes se almacenan fuera de Costa Rica. Los centros educativos costarricenses deben saber que los datos de sus estudiantes se procesan en servidores en Estados Unidos por nuestros proveedores de alojamiento, que actúan únicamente siguiendo nuestras instrucciones y no los usan para fines propios. Un centro que requiera que los datos permanezcan en un país determinado debe plantearlo antes de la contratación.
7. Qué se guarda en su navegador
No usamos cookies publicitarias ni de seguimiento. La aplicación guarda una pequeña cantidad de datos en el almacenamiento local:
- su sesión, para no pedirle iniciar sesión constantemente;
-
su idioma (
smp-lang-…) y el tema claro/oscuro (smp-theme).
Cerrar sesión elimina la sesión. Borrar los datos del sitio elimina el resto.
8. Analítica
En nuestros despliegues recopilamos mediciones anónimas de rendimiento de página (Vercel Speed Insights): con qué rapidez cargan y responden las páginas. No usa cookies, se sirve desde el mismo dominio y no se vincula a ninguna persona ni a ningún expediente.
9. Cuánto tiempo se conserva
Los expedientes se conservan mientras el centro los mantenga; la conservación es decisión del centro, sujeta a los deberes de archivo que la ley local impone a los centros educativos. Las copias de seguridad se conservan 7 días y luego se sobrescriben. Cuando un centro deja de usar SMP, su proyecto de base de datos se elimina a solicitud del centro.
10. Sus derechos
Puede solicitar acceso a los datos sobre usted o su hijo o hija, la corrección de errores, la eliminación cuando el centro no esté obligado por ley a conservarlos, y una copia en formato portable. Empiece por su centro educativo: como responsable puede atender la mayoría de solicitudes directamente. Si necesitan nuestra ayuda, o si prefiere contactarnos, escriba a contact@gzelaya.com y responderemos en un plazo de 5 días.
11. Seguridad
Las contraseñas se cifran mediante nuestro proveedor de autenticación y no son visibles para nosotros ni para la administración del centro: una persona administradora puede iniciar un restablecimiento, no leer una contraseña. Las reglas de acceso se aplican en la base de datos y se verifican mediante una auditoría automatizada cada vez que el sistema cambia. El tráfico se cifra con HTTPS. Se realizan copias de seguridad periódicas y se ensayan las restauraciones.
Ningún sistema es perfectamente seguro. Si una brecha afecta sus datos, se lo notificaremos al centro sin demora indebida y le apoyaremos en la notificación a las personas afectadas, según exija la ley local.
12. La demostración pública
La demostración de nuestra dirección pública contiene únicamente datos inventados. Es compartida por todas las personas que la visitan, es de solo lectura a nivel de base de datos, y todo lo que escriba en ella permanece en su navegador y desaparece al actualizar. Nunca introduzca información real de estudiantes en la demostración.
13. Cambios en esta política
Si modificamos esta política actualizaremos la fecha indicada arriba e informaremos a los centros participantes. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de entrar en vigor.
14. Contacto
Gabriel Zelaya
[MARCADOR: dirección postal]
contact@gzelaya.com